סדנה היברידית לעובדות – איך זה עובד מהבית ומהמשרד יחד

זה יום שלישי בבוקר, ואת יושבת מול לוח הצוות במשרד ומסמנת שמות. אורית במשרד היום. ירדן עובדת מהבית. דניאל מגיע שלושה ימים בשבוע ויום שלישי לא אחד מהם. שירלי עברה לעיר אחרת לפני שלושה חודשים והיא מתחברת מהבית באופן קבוע. את מסתכלת על הרשימה ומבינה שכל פעילות צוות שתתכנני תעבוד אחרת לכל אחת מהן, ושההגדרה של "כולן ביחד" השתנתה כל כך מאז הקורונה, שאת לא יודעת איך לבנות סביבה משהו שיוצר חוויה משותפת אמיתית. סדנת רווחה הייתה פעם פשוטה, כשכולן ישבו תחת קורת גג אחת. עכשיו, כשמחצית מהצוות עובדת מהבית בכל יום נתון, הפתרונות הישנים מרגישים פתאום לא רלוונטיים.

המאמר הזה מסביר בדיוק איך סדנת תכשיטים היברידית מתפעלת לקבוצה מבוזרת, ולמה דווקא הפורמט הזה עובד טוב במיוחד לצוותים שחציים מהבית וחציים מהמשרד. אעבור על שלושת הדברים שמכריעים אם הסדנה תעבוד או תתפזר באמצע – הלוגיסטיקה של משלוח הערכות לשתי כתובות שונות, הסנכרון של הזמן בין שתי הקבוצות, וההנחיה החיה שמחברת ביניהן בלי שאף אחת מהן תרגיש משנית. ובסוף אסביר את הקסם הסמוי שאני רואה קורה שוב ושוב בסדנאות האלה, את הדבר שדווקא צוות מבוזר מקבל ממנו ערך שצוות מאוחד פיזית לא מגיע אליו.

למה רוב פעילויות הרווחה קורסות בפורמט היברידי

יש לי תובנה שצברתי ממאות סדנאות שעשיתי בשלוש השנים האחרונות, והיא שונה ממה שמרבית מנהלות הרווחה רגילות לחשוב. רוב הפעילויות שכבר ניסיתן בעבר נכשלו בקבוצה היברידית לא כי הן רעות, אלא כי הן לא תוכננו מהיסוד עם בידוד גיאוגרפי בראש. ערב מסעדה דורש שכולן יגיעו לאותו מקום, ומי שלא מגיעה – מפסידה. הרצאה אונליין עובדת לכולן באופן זהה, אבל אז העובדות שהגיעו פיזית למשרד שואלות את עצמן למה הן בכלל באו. תחרות בחדר בריחה אפשרית רק לקבוצה אחת. אפילו ארוחת בוקר במשלוחים, פתרון שניסו ארגונים רבים בתקופת הקורונה, מסתיימת בכך שכל אחת אוכלת לבד מול המסך שלה, וזה לא מרגיש כמו פעילות צוות באמת.

הבעיה הבסיסית של פעילות היברידית היא שהיא חייבת לעבוד במקביל בשני הקצוות בלי שאף אחד מהצדדים יחווה את עצמו כאופציה משנית. סדנת תכשיטים נבנית טוב לאתגר הזה כי היא דורשת רק שלושה דברים: ערכת ציוד שאפשר לשלוח באופן פיזי, שולחן או כל משטח עבודה, ושעה אחת של תשומת לב מלאה. שלושת אלה זמינים בבית בדיוק כמו במשרד, ולכן השוויון בין שתי הקבוצות נשמר מעצמו, בלי שאת צריכה ליצור אותו בכוח.

לוגיסטיקה של משלוח ערכות – שתי כתובות באותו תאריך

הצד הלוגיסטי הוא הראשון שמטריד מנהלות רווחה כששוקלות פורמט היברידי, וזאת השאלה הראשונה שאני מקבלת בכל שיחה ראשונית. התשובה הקצרה היא שהמערכת בנויה לבזר עוד לפני שאת מבקשת אותה כך. הערכות נארזות אצלי באריזה אישית עם השם של כל עובדת מודפס מבחוץ, ונשלחות במשלוח מהיר שבועיים לפני התאריך לכל הכתובות שאת מספקת בקובץ אחד. עובדות שעובדות מהמשרד יקבלו את הערכה שלהן לכתובת המשרד, עובדות שעובדות מהבית יקבלו אותה לכתובת הביתית שלהן, ועובדות שמתחלקות בין השניים יבחרו את הכתובת שבה הן יהיו בפועל ביום הסדנה עצמו.

הקובץ שאת ממלאת הוא פשוט – שם, כתובת, ומספר טלפון לעדכון על המשלוח. ולמרות שזה נשמע טכני, יש כאן רגע אנושי קטן שאני רוצה לעצור עליו. עובדות שמקבלות את הקופסה לכתובת הביתית חוות לעיתים תכופות חוויה נעימה במיוחד, כי הגעת חבילה אישית עם השם שלהן לפתח הדלת ביום שלפני הסדנה היא בעצמה רגע של הוקרה ארגונית שעובדות מהמשרד לא חוות באותו אופן. הן רואות את הקופסה על שולחן הקבלה ולוקחות אותה הביתה ביום שגרתי, ומי שמהבית רואה אותה ליד הדלת כשהיא חוזרת מהליכה עם הכלב. הרגע הזה לא תכננתי אותו במקור, אבל הוא הופך בעצמו לנקודת שיא קטנה שמכינה את הסדנה הרבה לפני שהיא בכלל מתחילה.

לפעמים שואלות אותי "מה אם עובדת לא תהיה בכתובת הצפויה ביום הסדנה". במציאות זה כמעט לא קורה, כי הערכה מגיעה שבועיים מראש והעובדת בוחרת מראש לאן תעדיף לקבל אותה. ואם בכל זאת קורה שינוי ברגע האחרון, היא יכולה לקחת את הערכה איתה לכל מקום שתהיה. זה רק מעלה את הסיכוי שהיא תשתתף, ולא מוריד אותו כפי שהיה קורה אם הציוד היה מוכן רק במשרד אחד.

סנכרון הזמן – שעה אחת שמפעילה את שתי הקבוצות יחד

הסנכרון הזמני הוא הנושא השני שעולה בשיחה, וגם כאן הפתרון פשוט הרבה יותר ממה שצופים מראש. הסדנה מתפעלת בשעה אחת קבועה שמסכימים עליה מראש, ובדרך כלל בסביבות שעת צהריים מאוחרת או שעה לפני סיום היום, מתוך הבנה שאלה השעות שבהן הקצב במשרד יורד וגם בבית קל יותר להתפנות. השעה הזאת זהה לעובדות מהבית ולעובדות מהמשרד, וכל אחת מתחברת ממקום שבו היא נמצאת באותו רגע. עובדות מהמשרד מצטרפות בקבוצה מחדר ישיבות עם מסך גדול או מקרן אחד, עובדות מהבית מצטרפות מהמחשב שלהן בנפרד, וכולן רואות אותי בשידור חי ואני רואה את כל אחת מהן.

יש כאן החלטה תפעולית אחת שכדאי לתכנן מראש, והיא איפה החצי שבמשרד יושב בפועל. אם הצוות במשרד מתפצל לשני חדרי ישיבות שונים או יותר גרוע – כל אחת יושבת מול המחשב שלה בעמדה שלה – החוויה נשברת מיד. אם לעומת זאת כולן מתמקמות בחדר אחד מסביב לשולחן ארוך עם הציוד הפרוס מלפניהן, החוויה זורמת באותה צורה כמו החוויה האישית של מי שמשתתפת מהבית. הצוות המשרדי מקבל גם קצת חיבור פיזי אמיתי ביניהן בזמן הסדנה, מבלי שהקבוצה הביתית מרגישה שהיא מחוץ למתרחש, כי כולן רואות את אותה תמונת הוראה ושומעות את אותה הנחיה. הרחבתי על הצד הלוגיסטי המלא של ההפרדה בין הפעלה עם מנחה חיה לבין הפעלה עצמית של הצוות בערכת סדנה מול מנחה חיצוני, שמסבירה גם מתי כדאי להפעיל את הסדנה ללא הנחיה חיה כשהפורמט מצריך זאת.

הנחיית וידאו שעובדת על שתי הקבוצות במקביל

ההנחיה החיה היא הצד שבו אני משקיעה הכי הרבה תשומת לב כשמדובר בקבוצה היברידית, כי שתי הקבוצות צריכות להרגיש שאני מדברת אליהן באופן ישיר, ולא שאחת מהן היא תוספת לשנייה. זה מתבטא בכמה החלטות פרקטיות שמשפיעות על האווירה הכוללת.

הראשונה, אני שומרת על מעבר רגיל בין שתי הקבוצות במהלך הסדנה. אני שואלת שאלה את הקבוצה המשרדית, מאזינה לתשובה, ומיד שואלת את אותה השאלה את הקבוצה הביתית. בקצב הזה אף אחד מהצדדים לא מרגיש שמדלגים עליו, ושתי הקבוצות שומעות זו את זו ומתחילות לפתח דינמיקה בין-קבוצתית. השנייה, אני מצלמת מקרוב את הידיים שלי ולא תמונה רחבה של החדר שאני נמצאת בו. הצילום הקרוב מבטל את ההפרש בין מי שיושבת במשרד לבין מי שיושבת בסלון של הבית, כי כולן רואות בדיוק את אותה תמונת הוראה, ואף אחת לא מרגישה שהיא מקבלת חצי-זווית של מי שזוכה לראות הכל מקרוב.

השלישית, אני בונה את הסדנה כך שבכל שלב יש זמן עצמאי קצר של עבודה אישית. הזמן הזה מאפשר לעובדות מהבית להתמודד עם הקשיים האישיים שלהן בלי לחץ של חבר לקבוצה שמסתכל עליהן, ובו זמנית מאפשר לעובדות במשרד להתערב בשיחה זו עם זו ולעזור אחת לשנייה ידנית. שני הסוגים של תמיכה – העצמית והקבוצתית הקטנה – מתקיימים יחד באותה דקה בלי לבלוע אחד את השני.

הקסם הסמוי – איך מי מהבית מרגישה חלק מהצוות

יש דבר אחד שגיליתי בסדנאות היברידיות שלא ראיתי בשום פורמט אחר, וזאת התופעה שאני קוראת לה "השתוות הזירה". בסדנה רגילה שמתקיימת רק במשרד, מי שעובדת מהבית נשארת מחוץ למעגל הסיפורי לחלוטין, וכל אזכור עתידי של ארוחת הצהריים המשותפת או של הצחוקים שהיו שם הוא רק עוד תזכורת שהיא לא חלק מהאינטראקציה היומיומית. בסדנה היברידית, היא יושבת על שולחן הסלון שלה ועוסקת בדיוק באותה משימה כמו חברותיה במשרד, באותו זמן ממש, ובאותו רגע ההפרדה הגיאוגרפית מתבטלת לחלוטין למשך השעה הזאת.

מה שאני שומעת אחרי כן מעובדות שעובדות מהבית, וגם ממנהלות הרווחה שמספרות לי על משובים שקיבלו אצלן, הוא שהסדנה הייתה הפעם הראשונה זה זמן רב שהן הרגישו חלק מצוות עבודה ולא רק עוד שורה בקובץ הארגוני. החוויה של ישיבה לבד מול מסך לאורך חודשים יוצרת תחושה של ניתוק שקשה לתאר במילים, וסדנה היברידית שבה הן רואות את הפנים של חברותיהן ויוצרות איתן יחד תכשיט באותה שעה בעודן רחוקות פיזית, סוגרת באופן זמני את הפער הזה ומשאירה רושם רגשי שמלווה אותן זמן רב אחרי שהסדנה הסתיימה.

לקבוצה המשרדית יש כאן רווח משלה. הן רואות את חברותיהן הביתיות בסביבה הפרטית שלהן, מציצות לרגע למה שמסביבן בבית, ומחזירות לעצמן את התחושה שהאדם שמופיע בזום פעמיים בשבוע הוא בן אדם עם בית וסלון וחתול שעובר ברקע, ולא רק תמונת ראש סטטית על המסך. ההיכרות הזאת הקטנה בונה גשרים שמשפיעים על השיחות הבאות בעבודה היומיומית, ועל המוכנות לפנות לקולגה מהבית בקלות גדולה יותר כשעולה שאלה או צורך. הרחבתי על אופן השימוש בסדנת תכשיטים כפעילות סגירה מובנית של תקופה בסדנת תכשיטים לסגירת רבעון, שעובדת היטב גם בפורמט היברידי כשהיא מתוזמנת כראוי בסוף הרבעון.

הנה השורה התחתונה שאני רוצה להשאיר אותך איתה. סדנה היברידית לא חייבת להיות פשרה בין שתי קבוצות נפרדות שכל אחת מהן מקבלת חצי חוויה. כשהיא בנויה נכון מהיסוד, היא הופכת לפעילות שדווקא הצוות המבוזר מקבל ממנה ערך גדול יותר מצוות מאוחד פיזית, כי היא ממסגרת רגע של חזרה לתחושת השייכות שמתפזרת ביומיום ולא מצליחה להיווצר מאליה במייל או בזום של ישיבת צוות. הלוגיסטיקה פתורה במשלוח לשתי כתובות, הסנכרון פתור בשעה משותפת אחת, וההנחיה בנויה לפורמט הזה מהתחלה ולא מותאמת אליו בדיעבד. כל מה שנשאר לך הוא להחליט שזאת ההשקעה הנכונה לרבעון הזה. ואם את בודקת את התהליך הפנימי של אישור הסדנה מול הוועד ומול HR, מצאי גם את המדריך להגשת הצעת סדנה לוועד ול-HR, שעוזר בדיוק להציג את הפעילות בשני הערוצים הפנימיים שצריך לעבור.

---

אם הצוות שלך עובד מהבית והמשרד יחד, ואת רוצה לראות בפועל איך נראית סדנה אחת שבונה רגעי חיבור לשתי הקבוצות באותה שעה, אשמח להראות לך איך זה עובד ולבנות איתך פעילות שמתאימה לקצב, לתקציב, ולפיזור הגיאוגרפי של הצוות שלך.

שלך, הדר 🙂